申込手続きの基本的な流れ
1.空き状況の確認
■お申込みの前に
希望日がご利用可能かお問い合わせの上、お申込みください。
2.お申込み
(1) 抽選会（自動抽選）
毎月１日から5日までに施設予約システムよりお申込みください。
（「抽選申込書」により、窓口、FAXでもお申込みいただけます。）
自動抽選によって、1ヶ月分の使用をまとめて決定します。
8日の朝に、自動抽選しますので、施設予約システムで抽選結果をご確認ください。
（使用者登録時に電子メールアドレスを登録した方は、8日の朝、抽選結果のメールが送信されます。）
当選された方は、1週間以内に「施設使用申請書」をご提出ください。
※当選後1週間以内に「施設使用申請書」の提出がなかった場合、無効となります。
| 抽選申込み受付（抽選申込書の提出）期間 | 抽選結果連絡日 |
|---|---|
| 使用日の半年前の月の １日から5日まで |
使用日の半年前の月の ８日の朝 |
例:2008年5月の「抽選会」
- 抽選申込み受付期間：2008年5月1日から5日まで
- 抽選日：2008年5月8日
- 2008年11月の利用を決定
(2) 先着順申込み
抽選後、空いている区分については、8日以降先着順でお申込みを受付けます。
※施設予約システムでの予約は9日から可能です。
予約した方は1週間以内に「施設使用申請書」をご提出ください。
- ※1週間以内に「施設使用申請書」の提出がなかった場合、無効となります。
- ※お申込みは使用日の前日まで受付けます。ただし、リハーサル室を公演や催事で使用する場合、お申込みの受付期限は使用日の２ヶ月前の月の末日までとなりますのでご注意ください。
- ※公演などの本番で使用（客席、入場料などを設けて使用）したい場合は、窓口にご相談ください。
| 連続使用について | 連続使用は6日までです。 それを超えての使用はご相談ください。 |
|---|---|
| 合わせて他の施設を使用する場合 | 施設のお申込みと合わせてお申込みください。 |
■各提出書類の配布場所
- いわき芸術文化交流館
- いわき市内各支所出張所、中央台市民サービスセンター、いわき駅前市民サービスセンター、各市民会館、文化センター、生涯学習プラザ、内郷コミュニティセンター
3.お支払い
施設の使用にあたって、「施設使用料」を事前にお支払いいただきます。
以下の方法でお支払いください。
■支払い方法
■その他
4.当日
| 1.「施設使用許可書」の提示 | 当日、運営事務室にて鍵の受け渡しを行います。その際、「施設使用許可書」をご提示ください。 |
| 2.使用時間の厳守 | 使用許可された使用時間内で「準備・仕込み」、「片付け」を行ってください。 |
| 3.入場定員の厳守 | 各施設には消防法上の定員がございます。定員以上の人数でのご利用はできません。 |
| 4.安全管理 | 機材などの搬入から搬出まで安全管理に努めてください。 |
| 5.貴重品等管理 | 貴重品の管理は、主催者の責任で行ってください。盗難等の事故に関しては当館は責任を負いません。 |
| 6.原状回復 | 終了時、当館職員立会いのもと原状確認をいたします。施設、設備等を損傷・滅失したときは、実費相当額を賠償していただきます。 |
| 7.設備使用料のお支払い | 終了後、使用した設備使用料をお支払いください。 |
| 8.災害時・事故など | 利用中、地震・火災などの災害があった場合は、当館職員の指示に従って対応してください。 |
| 9.駐車場について | 敷地内には駐車スペースはございません。周辺の公共駐車場がご利用いただけますが台数に限りがございますので、できるだけ公共の交通機関をご利用くださいますよう、お願いいたします。 |
| 10.その他 | ゴミは原則お持ち帰りください。 |
キャンセル・変更/取消について
■キャンセル・変更について
使用の許可後、以下のような「キャンセル」・「変更」があった場合は、必ずご連絡ください。
●「キャンセル」扱いとなるケース
- 使用そのものを取りやめする場合
- 使用する施設（会場）を変更する場合
（例 大リハーサル室の使用を取りやめし、小劇場を使用することとなった。） - 使用日を変更する場合
（例 ２月１日の中リハーサル室の使用を取りやめし、２月３日の中リハーサル室の使用について新たに申請することとなった。）
●「変更」扱いとなるケース
- 使用日数を変更する場合（増／減）
- 使用する時間（区分）を変更する場合（増／減）
- 入場料の料金を変更する場合（増／減）
- 付随する施設を変更する場合（増／減）
- ※変更のご連絡がない場合、使用を制限、または取り消すこともあります。
- ※使用者の変更（使用権利の転貸）、使用目的の変更、内容の大幅な変更はできません。
■使用料の返還等について
一度お支払いいただいた使用料は、原則として返還しません。ただし、次の場合はその一部を返還いたします。（全額をお支払いいただいている場合に限ります。）
- 使用日の2ヶ月前の月の末日までに施設の「キャンセル」の手続きをした場合
→施設使用料の半額を返還 - 使用日の2ヶ月前の月の末日までに「変更」（使用料減額）の手続きをした場合
→変更後の施設使用料との差額の半額を返還
- ※返還する使用料は、ホール、劇場及びリハーサル室の施設使用料のみです。
付随する施設（楽屋、カンティーネ等）、設備使用料は対象外です。 - ※変更による使用料の増加の場合、不足分をお支払いいただきます。
- ※例えば、使用施設を大リハーサル室から小劇場に変えた場合、大リハーサル室はキャンセル扱いとなり、小劇場は新規申請扱いとなります。（大リハーサル室使用料は半額が返還となりますが、小劇場使用料については新たな使用料が発生します。）
| キャンセルの場合 | 変更の場合（金額減） | 変更の場合（金額増） |
|---|---|---|
 |
 |
 |
■取消について
以下の場合、許可後であったとしても使用を取消すことがあります。
- いわき市いわき芸術文化交流館条例、同施行規則に違反したとき。
- 使用の目的、または使用の条件に違反したとき。
- 不正な手段によって、使用の許可を受けたとき。
